機關應用文

① 應用文的十類十五種是哪些

國務院辦公廳於一九八七年二月十八日發布的《國家行政機關公文處理辦法》中，把除外交、軍事、法律等方面外的機關應用文劃分為十類十五種：
第一類包括兩種：《命令(令)》、《指令》。《命令(令)》是國家權力機關和行政機關發布重要法規，採取重大的強制性行政措施，任免、獎懲有關人員使用的。它又可分為公布令、任免令、授予令、指揮行政令以及特赦令、動員令、戒嚴令等等。這些《命令(令)》又可分為帶附件的(如公布令)和不帶附件的(如指揮行政令等)。《命令(令)》在軍事部門使用更廣泛，更經常。《指令》則主要是國家行政機關發布重要指示性和規定性相結合的措施或要求時使用的。這種文體目前很少使用，已逐漸被《決定》、《決議》所替代。
第二類是《決定》和《決議》。《決定》是對某些問題或者重大行動作出安排時使用，比如：《中共中央關於整黨的決定》、《中共中央關於建立老幹部退休制度的決定》等。《決議》是經過會議討論通過，要求貫徹執行的事項。比如：《關於修?lt;中華人民共和國憲法>若干規定的決議》、《中國共產黨中央委員會關於建國以來黨的若干歷史問題的決議》等，它比《決定》內容更帶有全局性，形成過程更嚴格，但它的指令性不如《決定》強。
第三類是《指示》。主要用於對下級機關布置工作、闡明工作活動的指導原則，比如《中共中央、國務院關於進一步做好計劃生育工作的指示》、《中共中央關於各級領導幹部要親自動手起草重要文件，不要一切由秘書代勞的指示》等。
第四類是《布告》、《公告》、《通告》。《布告》是公布應當普遍遵守或周知的事項時使用，如《中國人民解放軍布告》、《關於保護森林禁止亂砍濫伐的布告》、《北京市中級人民法院布告》等。《公告》是向國內外宣布重大事件時使用的文告。如《中華人民共和國全國人民代表大會公告》有時把某件事告知社會或特定對象時也用《公告》，如銀行、法院、文藝演出等。《通告》是在一定范圍內公布應當遵守或者需要知道的事項時使用。比起《布告》來，專業性相對地強一些，告知對象的范圍也小一些。如《天津市市內電話局關於宜興埠人工電話站改為60局的通告》、《山西省人民政府關於維護鐵路秩序的通告》等。

第五類《通知》發布行政法規和規章，轉發上級機關，同級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級機關的公文，要求下級機關辦理和需要周知或共同執行的事項，用《通知》。
第六類《通報》，主要用於表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要各機關知道的事項。它與通知的區別是，通知要求貫徹執行，具有一定約束力；通報則只起倡導、警告、啟發和溝通情況的作用，如《關於情況的通報》、《關於科學技術新成果推廣應用的通報》等。
第七類《報告》、《請示》。《報告》用於向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議，《請示》則是向上級機關請示指示和批准。《報告》又可分為會議報告，比如中國共產黨第十二次全國代表大會上的報告《全面開創社會主義現代化建設的新局面》；情況報告，如共青團中央書記處和中共山東省委給黨中央書記處的《關於進一步開展學習宣傳張海迪活動的報告》。

第八類《批復》。用於答復請示事項，比如《國務院關於北京市城市規劃總體方案的批復》等。
第九類《函》。主要用於相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批准等。又分公函和便函，前者屬於正式文件，後者不屬於正式文件，用機關信箋繕寫蓋印即可，不必編列發文字型大小。有時答復下級來文，常以《復函》代《批復》。

第十類《會議紀要》。傳達會議議定事項和主要精神，要求與會單位共同遵守、執行公文。
以上十類十五種還包括不了所有的機關應用文。比如在機關使用最普遍、范圍最廣泛的《簡報》和《調查報告》，使用越來越多的《匯報提綱》，伴隨商品化經濟而日益被人重視的《合同》等，都未列入。《簡報》就是簡略的情況報告，目前已經逐步成為機關文字工作的基本文體。從一定意義上說，它是機關應用文的基礎性文體。如果寫不好簡報，就很難寫好報告、請示等文體。《調查報告》是表達調查研究結果的文體，有專題性的和綜合性的；有調查現實情況的，也有調查歷史情況的；有肯定經驗性的，也有判斷是非性的等，它是所有的機關企事業單位都離不開的文體。《匯報提綱》是向上級做口頭匯報時使用的大綱，往往是事先有個文稿，而在匯報後，又根據領導同志的意見加以修改，才正式印成文件。《合同》是當事人雙方為了實現某種目的，在遵守國家法律、法令、政策、計劃和平等互利、協商一致的原則下，明確相互權利、義務關系的一種協議，它是商品經濟發展的產物，是商品交換的一種法律形式。

從便於學習和教學方面講，把機關應用文的發送對象和它們所承擔的任務統一起來劃分，這樣，機關應用文大體可以分為四類：呈報性文體、指示性文體、契約性文體、法規性文體。

呈報性文體，主要有《請示》、《工作報告》、《情況報告》、《簡報》、《匯報提綱》、《調查報告》、《工作總結》等，都是下級向上級報告的文件，即「上行文」。
指示性文體，主要有《指示》、《批示》、《決定》、《決議》、《通知》、《通報》、《布告》、《公報》、《命令(令)》等，都是上級向下級發出的文件，即「下行文」。
契約性文體，主要有《合同》、《協議書》等，即當事人或單位雙方、多方，為了實現某種目的，在相互平等、協商一致的原則下，明確相互權利和義務的文件。這一類文體，過去在機關應用較少，現在，隨著黨和國家的工作重點轉移到社會主義現代化建設上來和商品經濟的不斷發展，各級黨政機關和企事業單位正在進行領導體制和經濟體制的改革，工作責任制和經濟責任制正在逐步確立，在機關內部和機關相互之間明確責、權、利，越來越多的單位採取了訂契約的形式。因此，這類文體已經引起各方面的重視，也必將發揮越來越大的作用。

法規性文體，包括《法律》、《條例》、《規定》等，它在機關應用文中是可以獨立成體系的一種文體，有一套用語和寫法。
以上分類，雖然較為實用，較為合理，但也是大體而言的。事實上，許多文體，有的互相交叉，有的各種文體的特點兼而有之，很難嚴格、確切地歸類，比如，《工作總結》、《工作計劃》、《調查報告》等，即是呈報性又帶有指示性，是兩種功能兼而有之的。《情況報告》、《簡報》等，一般只往上級報送，但有時因工作需要，在履行了一定的審批手續後，也發給下級機關和有關人員作為參考。這就帶上了指導性。有些文件是否上報下發，或發給左鄰右舍、平行機關，常常不是由文件的「類型」決定的，而是根據工作的需要。
墨子曾說：「夫辭，以類行者也，立辭而不明於其類，則必困。」(《墨子閑話·大取第四十四》)這就明確指出了文章分類的必要性和重要性。對於機關應用文同樣適用。
第四節 機關應用文的格式
文章的格式，是指文章相對穩定的製作規格或式樣，它屬於表現形式的范疇。不同的內容，不同的使用范疇和使用目的，有不同的格式。國家機關工作的統一意志，嚴肅周密，講究效率的特點，決定了機關應用文必須有一個方便工作、統一嚴謹的格式。古今中外，歷代政權，都十分重視機關應用文的格式。我國歷史上不少朝代對文書名稱、開頭結尾、陳述順序以及用語、書寫等，有著不同程度的規定。有的要求十分嚴格，如果違反，輕則受責、重則治罪。由於階級的局限和等級尊卑制度的桎梏，致使有些朝代過分注重格式，發展成了僵硬的形式主義和文牘主義。

機關應用文的格式，包括書面製作格式和文種撰寫格式。書面製作格式，《國家行政機關公文處理辦法》第三章作了明確規定，即無論哪類文種，在文件製作時，一般都由標題、發文字型大小、簽發人、秘密等級、緊急程度、主送機關、正文、附件、印章、發文時間、抄送機關、附註等部分組成。同時規定了十條原則：一、公文標題，應當准確簡要地概括公文的主要內容，一般應標明發文機關和公文種類。二、發文字型大小，包括機關代字、年號、順序號。幾個機關聯合發文，只標明主辦機關發文字型大小。三、公文一律加蓋印章。上報國務院的公文，應註明簽發人。四，秘密公文應分別標明「絕密」、「機密」、「秘密」。五、緊急公文應分別標明「特急」、「急」。六、請示一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應用抄報形式。七、公文如有附件，應在正文之後註明附件名稱和順序。八、發文機關應寫機關全稱或規范化簡稱，幾個機關聯合發文，應將主辦機關排列在前。九、會議通過的文件，應在標題之下，正文之前註明會議名稱和通過日期。十、文字從左至右橫寫、橫排。少數民族文字按其習慣書寫、排板。
為了論述方便，下面讓我們先看一份比較典型的文件書面製作式樣：
編號○○○××
××市人民政府文件
××發〔1984〕××號
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〔秘密〕
關於×××××的通知
各區、縣人民政府…………
現將××××××××××
××××…………
附《××××》一份 蓋章
(此件發至××級)
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抄送×××××
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××市人民政府辦公廳 一九八四年×月×日印發
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共印××××份
這份文件大體可分解為三部分：
文頭部分。左上方是文件編號，寫明該文件總印數的次序，以便於統計、收發登記、借閱查找；接下行是文件名稱，由發文單位的名稱和「文件」二字組成，用紅色大號字體印在文件上部的正中間，使人一眼就可看出文件的性質和重要程度。有時也用黑色。如果幾個單位聯合發文，應把各單位名稱都排列上；文件名稱下面是用小字型大小排印的發文機關代字、發文年號和該年度的發文序號。它不僅便於統計、收發、查找，而且往往代替較長的標題，便於引用。如果幾個單位聯合行文，一般只用一個與文件關系最直接的單位的發文序號，有時也並列幾個單位的發文序號。機關的代字是固定不變的，比如，「中發」是中共中央文件，「國發」是國務院文件，「京發」是中共北京市委文件，「京政發」是北京市人民政府文件等。在確定代字時，要避免和其它單位重名，一旦確定了，就不能任意變動。下面一條橫線，把文頭和行文部分隔開，一般是用紅線(或黑線，和文件名稱同一顏色)，中間印一個五角星。

行文部分。左上角是密級(也可寫在右上角)，用方括弧。如〔秘密〕、〔機密〕、〔絕密〕。只有保密文件才寫密級。密級下面正中是文件的標題，字體要大於正文，小於文件名稱。標題一般由發文機關名稱、主要內容和文種組成。也有的標題無發文機關名稱，如，關於表彰×××等同志先進事跡的通報，有的無事由，如中華人民共和國主席令；有的只有文種如《通知》、《布告》等。標題必須准確、簡練、明晰、避免冗長拖迤，產生歧義。標題下面是台頭，即主送機關名稱或領導人名稱。寫在正文上面左側，頂頭，和正文第二行第一個字排齊。一般情況下，上級向下行文，主送機關較多。而下級向上級行文，常常是一個主送機關或一個和幾個領導人的名字。《請示》則只能寫一個主送機關，台頭下邊是正文。這是文件的主體部分。除少數文件外，一般沒有固定格式。有的文件開頭結尾有一些習慣用語，比如，開頭寫「根據……文件的規定」、「根據某領導的指示」；結尾寫「以上各項希參照執行」，「以上希遵照辦理」，「特此通報」等等。正文後面靠左邊的位置是附件的名稱和件數。附件是對正文的補充或佐證，必須和正文有密切關系。但能不附的盡量不附，必須附又能節省的盡量節省。最後是印章和成文時間。印章是行政效力的重要標志，要「齊年蓋月」，即印章要蓋在年、月、日中間。不是所有文件都必須用印，有固定格式的下行文，一般不用印。有領導人簽署的文件也可不用機關的印。《請示》等上行文以及《通知》、《介紹信》等則必須用印。成文時間的確定，應以定稿時主要領導人簽發日期為准。但會議通過的文件，則以通過時間為准，一般不寫在文件最後，而寫在標題下面。有些規范性文件，正文末尾要寫明施行日期如本條例自×年×月×日起施行。

文尾部分。包括發送范圍，即此件發至××級，抄送機關名稱，印製單位名稱，印發時間，總印數。
另外，凡屬緊急文件，應根據緊急程度，在文頭或行文界線上或下方(左右都可)標明「急」、「特急」字樣。
《國家行政機關公文處理辦法》在公文格式一章還專門列了一條，即：「公文紙一般用十六開型(長260毫米、寬185毫米)左側裝訂。『布告』、『公告』、『通告』用紙大小，根據實際需要確定。」有的單位還規定，文件的定稿，要用毛筆、鋼筆書寫，不得用鉛筆。這主要是為長期保存而定的。
以上講的書面製作格式，是機關應用文都要使用的。此外，具體到每一種文體，又按其性質和任務，分為三種情況：有相對穩定的撰寫格式的文體；無格式的文體；雖然沒有固定的撰寫格式，但某些部分有習慣性寫法的文體。

有相對穩定的撰寫格式的文體，主要有四種：
《法規》，標題應標出制定或發布法規的單位及法規的名稱，有的標題只標法規名稱，而把制定單位、批准部門和發布時間放在標題下面的括弧內。正文的撰寫順序是：首先說明制定法規條例的依據、目的或背景，一般採取「總則」或「序言」的方式表達，也有作為第一條的；然後是法規的基本內容，可分章分條寫出；最後說明生效日期、解釋許可權以及與其它法規條例的關系。這一部分有的以「附則」形式出現，有的作為最後一條。
《請示》，一般由六部分組成：標題，寫法是「關於……的請示」。台頭，寫明上級機關或領導人的名稱，如「黨中央」、「市委」、「省委」等。請示原因，講明請示的背景和依據。請示事項，即需要審批的問題。肯定性要求，一般用語是「以上無不當，請批准」，「是否妥當，請批示」等等。最後是請示單位(或請示人)的名稱和成文時間，如需加印的還要加印。
《會議紀要》，如日常辦公會議和大型會議的紀要，前者除標題外，應順序列出會議時間、地點、主持人、參加人、會議內容、決議事項。後者則可根據情況，刪去其中一項或幾項。
《合同》，主要是，標題要標明合同性質，依次寫立合同人、訂立合同的目的、協議的條件、合同變更條件及雙方遵守的原則、份數及保存者、立合同人簽名蓋章、簽訂日期。如有中間人也要列在立合同人後面，簽名蓋章。有附件的，要在最後寫明附件名稱及份數。

有習慣性寫法的文體。比如《工作計劃》，除標題外，開頭是編寫計劃的目的意義，接著另起一段是方法步驟(包括措施、時間要求、組織領導等)，最後標明計劃的制訂者和制訂日期。又如《工作總結》，先寫基本情況，即概述工作背景和指導思想，再寫成績收獲、缺點問題、經驗體會，有的加一段下一步的奮斗目標。有些調查報告，也有一些習慣性寫法。但這些都不是固定的，常常因人、因時、因內容而變更。

不同時代的機關應用文，有不同的格式。我國社會主義時期的機關應用文，格式總的說是相對穩定的，但也不是一成不變的，也有一個不斷改進和完善的過程。我們應當在寫作實踐中，不斷總結經驗，不斷創新，逐步形成社會主義的、中國式的、科學的格式。但已經形成的行之有效的格式，卻不能任意改動。目前在機關應用文寫作上的主要問題之一就是有些同志頭腦中沒有格式的概念，因此常常出現混亂，使文件漏洞百出，有的甚至喪失效用。經常出現的毛病有：(1)格式不完善。有的文件應寫標題的沒有寫，應寫密級的漏掉了。還有的文件無編號或無成文日期，或應簽名蓋章的卻不簽名蓋章，結果失去法律效用等等。(2)次序顛倒。比如把發放范圍寫在文頭部分，而密級則寫在文尾部分。(3)張冠李戴。把《請示》的結尾「以上意見是否妥當，請批示」，寫在《報告》上等等。

② 舉例說明應用文的作用

機關應用文的功能分解開來，大體有以下四個方面。

一是交流信息的作用。下級的希望要求、工作情況以及所屬部門、單位的各種動態，特別是新情況、新問題、新經驗，需要及時向上級反映；上級制定的方針、政策和指示、意見等，需要盡快向下級傳達；同級或不同部門相互之間商洽工作，交流情況，協作共事，也需要一定的書面材料，這一切多是由機關應用文承擔。

二是宣傳教育作用。機關的大多數文件，都有宣傳教育的職能。特別是《決議》、《決定》、《報告》、《指示》等高級領導機關的文件，其內容一般都包含指導思想，理論和實踐的依據，方針政策以及實施方案等。向下傳達貫徹這些文件就是為了統一思想，提高認識，推動工作。有些可公開發表或改頭換面作為新聞報導發表的文件，宣傳教育的范圍就更廣，影響就更大了。下級向上級報送的簡報、報告等等，實質上也有向上級機關和領導同志作宣傳的作用。

三是規范行為的作用。機關應用文的許多種類，都不同程度地規定了人們的行動准則和行為方向，特別是法規性和政令性文件，對於人們該干什麼，不該干什麼，在什麼時間、什麼范圍、什麼問題上可干或不可干，能幹到什麼程度等等，都有明確的規定，有的還具體地制訂了獎懲辦法。這類文件一經發布，就必須堅決執行，任何人都不得違反。

四是工作依據的作用。上級機關在制定方針政策或指導工作時，除了依據耳聞目見的實際情況外，一個重要方法是根據下級上報的簡報、報告、計劃、總結等材料。而下級機關開展工作、處理問題時，上級的有關文件，也是判斷是非的主要依據。單位之間的橫向聯系，也常以某一份文件作為紐帶和憑證。在工作中常常遇到這種情況，一些部門之間發生矛盾時，一方便說：「拿紅頭文件來！」就是要求拿出根據的意思。

③ 什麼是機關應用文

機關應用文其實就是指公文，一般都用在職能部門內部，政府、公、檢、法等機關，其寫作不同部門要求不同，用的最多的就是文件的寫作方法以及各種請示、匯報、通知、公告、等的寫作格式、方法等。

④ 應用文寫作訓練，求請示和批復各一篇

根據本人從事機關應用文寫作的經驗，所謂「知照」，按其字面理解，解釋版為知會、照會也。
行政權機關應用文的作用和特點中，有一個知照聯系作用，即：
各級各類機關在日常工作和活動中，經常利用機關應用文與上下左右的機關進行聯系。不同機關通過文件這一橋梁和喉舌，可以起到交流思想、溝通情況、接洽工作的知照聯系作用。例如：上級機關通過指示、通知等，指導與與知照下級如何開展工作；下級執行指示時，遇有需上級解決或批準的事項，則以請示上達；上級經過研究，又用批復將結果知照回復下級，使上下級機關之間得以保持聯系，互通信息，從而正常有序地進行工作。
有的文件如布告、通知、通報等，一般是自上而下地傳達事項，闡明意義，有啟示、曉諭、動員之意，實際上是一種知照作用。有的文件抄送機關與文件涉及的事項關系不大，主要是起知照聯系作用。有的涉及面廣，對有關單位也有參考價值的批復，在適當范圍內加以公布，也起著知照聯系作用。

⑤ 應用文中的專用文書分為哪幾類

1、依用途分

指導性應用文，指具有指導作用的應用文，一般用於上級對下級的行文，如命令（令）、決定、決議、指示、批示、批復等。

報告性應用文，指具有報告作用的應用文，一般用於下級對上級的行文，如請示、工作報告、情況報告、答復報告、簡報、總結等、

計劃性應用文，指具有各種計劃性質作用的應用文，常用於對某件事或某項工程等開始前的預計，如計劃、規劃、設想、意見、安排等。

2、依性質分

一般性應用文，指法定公文以外的應用文。一般應用文又可以分為簡單應用文和復雜應用文兩大類。

公務文書又稱為公文，國家法定的行政公務文書。

3、依行業分

傳統意義上的應用文多指行政機關使用的公文，包括命令、批示、批轉、批復（答復）、通知、通報、報告、請示、布告（通告）等等通用性常用文體。

財經應用文。指各類只為財經工作所用的財經專業類文書，是專門用於經濟活動的經濟應用文體的統稱。財經應用文又可分為：財稅工作應用文，生產經營應用文，企業管理應用文，信息交流應用文等等。

銀行應用文。銀行企業在日常經營工作中所使用的一類應用文文體，銀行應用文又可分為信貸工作文書（信貸工作計劃，信貸、現金計劃執行情況分析，投資信息與調查報告，基建和技改項目評估報告，銀行財務決算報告，企業流動資金運用情況分析）。事務文書，內部管理工作文書等。

外貿應用文。對外經貿企業專用的一門使用英語的應用文體。外貿應用文的內容包括：對外公務、商務訪問的文體、業務通信、投資與貿易合同、協議書等。

(5)機關應用文擴展閱讀

應用文書的特點

1、實用性

實用性為應用文書最大、最本質的特點。它為解決實際問題或達到某種目的而寫，對象明確。這也是它區別於其它文體的主要標志。

2、真實性

文學作品的真實為藝術的真實。它源於生活，而又高於生活。應用文書為解決實際問題而寫，強調的是方針政策的正確和客觀事實的真實。一切從實際出發，按照客觀規律行文，事實確鑿可信，統計數據准確無誤，有根有據，這是應用文書寫作對真實性的基本要求。

3、思維的邏輯性

思維的邏輯性，在撰寫應用文書時，要講究邏輯。體現在文章的結構上，要條理清楚，段落之間具有明顯的邏輯關系；陳述的事項界限清晰，不交叉；內容前後講究因果，材料能夠證明觀點。

4、格式的穩定性

應用文書的格式的穩定性，使不同的文種清晰醒目，便於寫作、閱讀、承辦、歸檔、查詢，利用達到行文的目的。現當代文學作品一般沒有固定的格式規定。格式的穩定性是應用文書特有的屬性之一。

⑥ 應用文寫作決定的發文機關有哪些

黨政機關、企業、事業單位

⑦ 在中國共產黨的歷史上,簡報被作為機關的應用文體正式定名是在什麼時期

簡報作為文體名稱，最早見於1965 日國務院作出的《關於所屬各部門工作報告制度的規定》中

⑧ 行政機關應用文都有哪些種類

一共有13種:
命令(令);決定;公告;通告;通知;通報;議案;報告;請示;批復;意見;函;會議紀要.

按行文方向劃分,還有上行文,下行文,平行文.
按通知范圍分類,有秘密公文,內部公文,公布公文
按緩急時限劃分,有緊急公文和常規公文

⑨ 機關應用文是黨政機關、人民團體、企事業單位和個人處理事務時所使用的具有直接實用

是錯的。
個人處理事務時，無權使用機關應用文。

⑩ 寫應用文對學什麼作用

在廣大幹部中提倡學習機關應用文的寫作，掌握它的寫作特點和規律，是提高各級機關工作效率，培養造就一大批能文能武的社會主義現代化建設領導骨乾和文秘人員的需要，也是克服官僚主義，改進機關作風的一條途徑。 各級各類機關，無論內政、外交、軍事、公安、司法、經濟、科學、教育，文化、衛生、體育等部門和單位，都離不開交流情況，調查研究，總結經驗，請示匯報工作，並就自己職權范圍內的有關事宜作出決定、下達指示。把這些工作的意圖、設想、過程、結果等形成各式各樣的文件，用以指導和推動工作，這就是機關應用文的基本職能。應當說，整個國家機器，上至中央機關，下至基層單位，之所以能夠下情上知，上情下達，協調一致，運籌自如，都離不開機關應用文。如果把機關應用文的功能分解開來，大體有以下四個方面。 一是交流信息的作用。下級的希望要求、工作情況以及所屬部門、單位的各種動態，特別是新情況、新問題、新經驗，需要及時向上級反映；上級制定的方針、政策和指示、意見等，需要盡快向下級傳達；同級或不同部門相互之間商洽工作，交流情況，協作共事，也需要一定的書面材料，這一切多是由機關應用文承擔。 二是宣傳教育作用。機關的大多數文件，都有宣傳教育的職能。特別是《決議》、《決定》、《報告》、《指示》等高級領導機關的文件，其內容一般都包含指導思想，理論和實踐的依據，方針政策以及實施方案等。向下傳達貫徹這些文件就是為了統一思想，提高認識，推動工作。有些可公開發表或改頭換面作為新聞報導發表的文件，宣傳教育的范圍就更廣，影響就更大了。下級向上級報送的簡報、報告等等，實質上也有向上級機關和領導同志作宣傳的作用。 三是規范行為的作用。機關應用文的許多種類，都不同程度地規定了人們的行動准則和行為方向，特別是法規性和政令性文件，對於人們該干什麼，不該干什麼，在什麼時間、什麼范圍、什麼問題上可干或不可干，能幹到什麼程度等等，都有明確的規定，有的還具體地制訂了獎懲辦法。這類文件一經發布，就必須堅決執行，任何人都不得違反。 四是工作依據的作用。上級機關在制定方針政策或指導工作時，除了依據耳聞目見的實際情況外，一個重要方法是根據下級上報的簡報、報告、計劃、總結等材料。而下級機關開展工作、處理問題時，上級的有關文件，也是判斷是非的主要依據。單位之間的橫向聯系，也常以某一份文件作為紐帶和憑證。在工作中常常遇到這種情況，一些部門之間發生矛盾時，一方便說：「拿紅頭文件來！」就是要求拿出根據的意思。 學習機關應用文的寫作，也是培養幹部的需要。機關應用文多是機關幹部調查研究的結晶，是機關領導思想和工作經驗的體現，也是馬列主義基本理論及黨的方針政策和本單位、本部門實際相結合的產物。它的撰寫，是一項思想性、政策性、技術性很強的工作。撰寫者和指導者，需要一定的馬列主義理論修養，具備相應的分析和認識問題的能力，懂得掌握情況和調查研究的方法，還要有特定的專業知識和文字表達能力。因此，寫作過程也是鍛煉和提高幹部素質的過程。一份文件寫得好不好，及時不及時，既是領導機關工作質量和工作效率的體現，也是領導班子思想水平、業務能力和指揮才乾的重要標志。每一個機關工作人員，特別是從事領導工作和文書、宣傳、調查研究工作的同志，都應當把學習機關應用文寫作，作為一項重要的業務基本功。從這個意義上說，組織幹部學習機關應用文寫作，不僅是提高各級機關工作水平的重要措施，也是培養和提高幹部，造就一大批現代化建設的領導和管理人才的必不可少的途徑。目前，許多單位都感到，德才兼備、能文能武的領導骨乾和文秘人員十分缺乏。造成這種狀況的原因，除十年動亂的嚴重破壞、沒有及時發現和選拔這方面的人才以外，也與我們長期以來沒有組織幹部學習寫作，特別是在各級黨校和文科院校中沒有設置有關專業、開設有關課程，注意從青少年中培養應用文寫作人才有很大關系。 學習機關應用文的寫作，還有助於改變機關作風，克服官僚主義。機關應用文要求嚴格的真實性，高度的思想性，很強的針對性。也就是說，它的寫作，必須做到事實可靠，判斷准確，辦法切實可行。在內容上，它必須反映客觀實際，而不能弄虛作假，杜撰捏造。要提出解決實際問題的方針、原則和措施，而不能無的放矢，空發議論。在文字表述上，要准確鮮明，簡練暢達，以盡可能少的字句，恰如其分而又具體生動地反映和解決現實問題。那種冗長雜亂，繁瑣重復，使人讀後茫茫然不知所雲的文件，不僅浪費了人力物力，而且貽誤了工作。這就要求，撰寫者和審稿、定稿者，必須深入實際，深入群眾，認真調查研究，掌握群眾的思想脈搏，關注自己工作領域中的新情況，新問題，新經驗，使自己的思想緊緊跟上不斷發展變化著的實際。克服那種靠道聽途說，靠表面現象和老經驗做決斷，或者唯書、唯上，只靠上邊的「精神」，不顧下邊的實際，當「傳達室」、「轉運站」等官僚主義作風。當然，對機關工作來說，草擬、印刷、發送文件，並不是唯—的工作方法。如果本來可以口頭請示，當面接洽的事，也寫個材料；應面對面解決的問題，也發個指示、通知；本來有個簡單文件就可解決問題，也搞成長篇大論，那就會使許多同志陷入文山會海而不能自拔。如果掌握了機關應用文的寫作規律和寫作方法，懂得哪些情況和問題應形成文件，哪些不必形成文件，哪些該長，哪些該短，哪些應快，哪些應慢，就會大大減少文件的數量，提高文件的質量和寫作速度。 古今中外，凡是有作為的政治家，無不重視公文的寫作。在我國，公文的產生，幾乎和文字的形成同步。中國的文章史，實際上是從應用文開始的。在甲骨文中，多是國家的卜辭文書，其中有殷王的文告，如「王大令眾人曰協田！其受年」(殷王命令奴隸們努力耕田！那就能獲得好收成)。金文就是古人把文件記在鍾鼎上的文字。如《毛公鼎》是成王冊命毛公之辭，《散氏盤》是兩國疆界的契約。《尚書》中的誥、命、誓是周朝作為訓誡勉勵的文告和出師作戰的命令、誓詞。在《論語·憲問》中，還記載了文件的寫作過程，「為命，裨諶草創之，世叔討論之，行人子羽修飾之，東里子產潤色之」。可見古人是多麼重視文件的撰寫。漢代以後，隨著社會經濟的發展，國家政務活動的日趨復雜，公文的種類也越來越多，光是以皇帝名義發布的文件就有制、誥、詔、旨，敕、冊、策、諭、令、檄等等。而對公文寫作經驗的總結，也開始系統化、理論化。在《後漢書·劉陶傳》中出現了「公文」一詞：「但更相告語，莫肯公文。」晉代陸機的《文賦》，第一次把文章的寫作過程、方法、形式、技巧等問題，提到文學批評的范疇。其中就有碑、誄、奏說。梁朝的劉勰，撰寫了體大思精的《文心雕龍》其中《書記》、《詔策》、《檄移》、《封禪》、《章表》、《奏啟》、《議對》、《祝盟》等篇，都是對各類應用文的比較系統的論述。歷代許多有作為的大政治家、文學家也寫下了大量的應用文。如秦代李斯給秦王的報告《諫逐客書》，漢代司馬遷的《報任安書》賈誼的《過秦論》、《治安策》、《論積貯疏》，晁錯的《賢良對策》、《論貴粟疏》、《言兵事疏》，王莽的《新莽量銘》，三國蜀漢諸葛亮的《出師表》，晉朝李密的《陳情表》，唐代魏徵的《諫太宗十思疏》，韓愈的《論佛骨表》，宋代王安石的《答司馬諫議書》蘇軾的《乞校正陸贄奏議進御札子》等等，都是公文中的佳品，至今仍然是我們借鑒學習的範文。 我們黨和政府十分重視機關公文的寫作。早在一九二三年，由中國共產黨領導成立的海陸豐總農會和廣東省農會，就設立過「文牘部」。一九三一年，周恩來同志組織文書部門制定了《文書處置辦法》。一九四二年，陝甘寧邊區政府還頒發過《陝甘寧邊區新公文程式》，把機關公文分成主要公文和輔助公文兩類，主要公文有命令、布告、批簽、公函、呈文等五種；輔助公文有指示信、報告、快郵代電、簽條、通知等五種。一九四九年二月，華北人民政府又頒發了《華北人民政府公文處理暫行辦法》，對公文程序、種類、格式和行文關系作了規定。全國解放後，政務院又於一九五一年頒發了新的《公文處理暫行辦法》，對機關應用文的處理原則、種類和寫作要求作了具體規定。一九五一年一月，一九五六年十一月，中共中央和中央辦公廳又先後批發了《中國共產黨中央和省(市)級機關文書處理工作和檔案工作暫行條例》與《中國共產黨縣級機關文書處理工作和檔案工作暫行辦法》，一九八一年二月，國務院辦公廳又發布了《國家行政機關公文處理暫行辦法》，共七章三十三條，具體規定了公文的性質、任務和調查研究、實事求是、及時、准確、安全、保密等撰寫與處理原則。隨著各項改革事業的深入發展，機關公文工作面臨著新的形勢和更高的要求。一九八七年二月十八日國務院辦公廳發布了《國家行政機關公文處理辦法》，共七章三十七條。它的發布實施，對提高公文質量和辦文效率發揮了重要作用。 毛澤東、周恩來、劉少奇等老一輩無產階級革命家，從參加革命工作起就常常親自動手起草和修改文件，黨和國家的許多重要文件，不少是出自他們之手，或是在他們直接領導下撰寫而後由他們修改定稿的。對於如何撰寫文件，他們也多次作過指示。比如，積極倡導領導幹部親自動手，反對秘書代勞；文書工作要遵循保密、准確、迅速三原則；文件要有三性，准確性、鮮明性、生動性；提倡革命的文風，反對文牘主義等等。周恩來同志不僅親自主持制定文書處理辦法，還召集知名語言學家探討機關應用文寫作。這一切，作為他們的革命實踐的組成部分，為黨的事業做出了貢獻，給我們樹立了榜樣。今後，隨著我國社會主義現代化建設的迅速發展，經濟體制改革的不斷完善，對我們各級領導機關，特別是領導同志提出了更高的要求。